La mesa de contractació és l’òrgan que assisteix l’òrgan de contractació: qualifica la documentació, obre les ofertes en actes separats i proposa l’adjudicatari. No sempre puntua ella la part tècnica: els criteris que depenen d’un judici de valor els valora un tècnic o un comitè d’experts, que redacta un informe motivat. I aquesta valoració es fa abans d’obrir l’oferta econòmica, de manera deliberada.
Gairebé totes les empreses escriuen la seva memòria imaginant un lector que no existeix: algú que coneix el sector, que sap qui són elles i que valora el conjunt de la proposta. El lector real és un altre, treballa amb altres regles, i aquestes regles estan escrites.
Conèixer-les canvia decisions concretes de redacció. Aquestes són.
Qui puntua: la mesa no és qui llegeix la teva memòria
La mesa de contractació és un òrgan col·legiat d’assistència. Té un president, un secretari i diversos vocals, i entre els vocals hi han de figurar necessàriament qui tingui atribuït l’assessorament jurídic de l’òrgan de contractació i qui tingui atribuïdes les funcions de control economicopressupostari. És a dir: un jurista i un interventor.
Això ja diu alguna cosa important. La mesa està dissenyada per garantir legalitat i control de la despesa, no per jutjar la qualitat tècnica d’un pla de neteja o d’un programa formatiu.
Per això, quan hi ha criteris que depenen d’un judici de valor, la valoració tècnica s’encarrega a qui sí que en sap: un tècnic del servei, o un comitè d’experts. I aquí hi ha una regla que convé conèixer:
- Quan els criteris subjectes a judici de valor pesen més que els avaluables per fórmula, la seva valoració s’ha d’encomanar a un comitè d’almenys tres experts no integrats a l’òrgan proponent del contracte, o a un organisme tècnic especialitzat.
- Quan pesen menys, els pot valorar el servei tècnic corresponent.
En tots dos casos el resultat és un document: l’informe de valoració, que motiva per escrit cada puntuació. És el document que analitzem a Per què es perd una licitació que semblava guanyada, i és el més semblant que existeix a la correcció del teu examen.
La persona que decideix 15 dels teus punts no és «l’administració». És un tècnic amb nom, un plec al davant i diverses ofertes per comparar.
L’ordre dels sobres, i per què no és un tràmit
En una licitació amb criteris dels dos tipus, la documentació es presenta habitualment en tres arxius electrònics separats:
| Sobre | Què conté | Quan s’obre |
|---|---|---|
| A | Documentació administrativa: declaració responsable, capacitat, solvència | Primer, en acte intern |
| B | Criteris que depenen d’un judici de valor: la memòria tècnica | Segon, en acte públic |
| C | Criteris avaluables per fórmula: preu i millores quantificables | Últim, en acte públic |
Aquest ordre no és administratiu: és la garantia central de tot el sistema. La valoració dels criteris que depenen d’un judici de valor ha d’estar tancada i documentada abans que ningú obri el preu.
El motiu és evident tan bon punt es pensa des de l’altre costat de la mesa. Si el tècnic sabés que l’oferta que està llegint és la més barata, o la més cara, la nota subjectiva quedaria contaminada immediatament. Separar els sobres és el que permet que la part tècnica es jutgi per si sola.
Les dues conseqüències pràctiques
La primera afecta el contingut de la teva memòria. Quan l’avaluador la llegeix, no sap quant costes. Ni si ets el més barat, ni si ets el més car. Tota l’argumentació del tipus «aquesta proposta és especialment avantatjosa en relació amb el seu preu» és literalment illegible per a ell: li falta la meitat de la dada. Els punts tècnics es guanyen descrivint el servei, no la relació qualitat-preu.
La segona és més greu, i és una de les causes d’exclusió més freqüents i més evitables que existeixen: si al sobre B apareix informació del sobre C, l’oferta pot quedar exclosa. Un preu, una tarifa, un import de millora quantificada, un annex econòmic colat per error a la memòria tècnica. Es trenca la garantia del procediment i l’oferta cau, per bona que fos.
Passa gairebé sempre per descuit de muntatge: una taula de mitjans que inclou costos, un annex reutilitzat d’un altre concurs, un peu de pàgina amb l’oferta econòmica. La comprovació és de dos minuts i s’ha de fer sempre: buscar a la memòria tècnica el símbol de l’euro i qualsevol xifra que sigui un import.
Com es reparteixen els punts, i què et diu aquest repartiment
Cada plec reparteix els punts entre criteris automàtics (fórmula) i criteris de judici de valor. Aquest repartiment és la informació més valuosa del plec i es llegeix abans que cap altra cosa, perquè defineix en quin concurs t’estàs ficant realment.
- Si el 70-80 % va al preu, no és un concurs de qualitat: és una subhasta amb memòria. Guanyarà qui pugui baixar més. Si la teva estructura de costos no et permet ser el més barat, la memòria perfecta no et salva.
- Si el judici de valor pesa molt, és un concurs on la redacció decideix. Aquí sí que es recupera la inversió d’escriure bé, i aquí és on una pime ben preparada pot guanyar una empresa més gran.
A l’expedient de neteja que analitzem a la primera guia, els criteris subjectes a judici de valor sumaven 35 punts, repartits així:
| Criteri | Pes |
|---|---|
| Neteja especial | 15 pts |
| Qualitat de la memòria descriptiva | 15 pts |
| Sistemes de control i seguiment | 5 pts |
Criteris de judici de valor de l’informe tècnic de valoració analitzat a la primera guia: servei de neteja de CABIMER, document públic signat el 15 de desembre de 2021.
Una tasca puntual d’uns dies —la posada a punt inicial de l’edifici— pesava el mateix que el pla de treball de tot el contracte. Cap intuïció sobre el negoci de la neteja porta a aquest repartiment: només se sap llegint el plec amb una calculadora al costat.
Com llegeix l’avaluador: una plantilla i poc temps
L’avaluador no llegeix la teva memòria com un informe. La llegeix com un examen amb plantilla de correcció: té els criteris del plec en una columna i ha d’escriure una justificació al costat de cadascun, per a cada empresa presentada.
D’aquí surten tres regles de redacció que valen més que qualsevol consell d’estil:
- La memòria s’ordena com els criteris del plec, amb els seus mateixos títols i la seva mateixa numeració. Si el plec diu «4.2 Mitjans materials adscrits al servei», aquest és el títol del teu apartat. Sense reinterpretar i sense millorar-ne la redacció.
- Cada criteri ha de poder respondre’s sense buscar. Si per puntuar un apartat l’avaluador ha de rastrejar informació dispersa en seixanta pàgines, hi ha una probabilitat real que puntuï amb el que ha vist.
- El que es puntua és el verificable. Els adjectius no es poden comparar entre ofertes; les superfícies, les freqüències, els temps de dedicació i les dates sí.
Aquest tercer punt té una prova documental. En aquell informe, les expressions que l’avaluador fa servir per restar punts són somero, sin concretar, no detalla i cuesta identificar las acciones. Les que fa servir per donar-los són desglosada por zonas, valorando el tiempo de dedicación individual i un completo calendario. Es reprodueixen en castellà perquè són citacions literals del document. No descriuen empreses diferents: descriuen la mateixa feina explicada amb unitats i sense.
Què passa després de la valoració
Amb els informes tancats, la mesa suma les puntuacions tècniques i les econòmiques, comprova si alguna oferta incorre en presumpció d’anormalitat —i si és així, dóna audiència a l’empresa perquè la justifiqui— i formula la proposta d’adjudicació a l’òrgan de contractació, que és qui adjudica.
L’adjudicació es notifica a tots els licitadors i ha d’estar motivada: ha d’incloure el desglossament de les puntuacions i les raons per les quals s’ha rebutjat la teva oferta o s’ha preferit una altra. Al darrere d’aquesta notificació hi ha l’informe tècnic complet, que forma part de l’expedient i es pot sol·licitar.
Gairebé cap empresa el demana. És un error car: és l’únic document que et diu, amb les paraules de qui et va puntuar, exactament on vas perdre.
La comprovació abans d’enviar
- Hi ha algun import al sobre B? Busca el símbol de l’euro a tota la memòria tècnica. És causa d’exclusió.
- Els apartats es diuen com els criteris del plec? Mateix títol, mateix ordre, mateixa numeració.
- Cada criteri té una xifra que l’acredita? Si un apartat no conté cap número, cap data i cap referència, allà no hi ha punts.
- Quin percentatge va a preu? Si és dominant i no ets estructuralment barat, la pregunta no és com escriure la memòria: és si presentar-s’hi.
El que canvia saber això
Cap d’aquestes regles és secreta: totes són a la llei de contractes i al mateix plec. El que passa és que gairebé ningú les llegeix des del punt de vista de qui puntuarà, i la memòria s’escriu des de dins de l’empresa en comptes de des de la mesa.
La diferència entre les dues maneres d’escriure no costa diners, no requereix més mitjans i no depèn de la mida de l’empresa. És, gairebé sempre, la diferència entre les dues primeres posicions d’un concurs.