Presentar-se a una licitació pública de serveis no té taxa de participació. El cost real són les hores de preparació —habitualment entre 20 i 50 per a un contracte de mida mitjana— més els costos financers si es guanya: la garantia definitiva del 5 % de l’import d’adjudicació, que s’immobilitza o s’avala durant tota la vigència del contracte.
La pregunta sol arribar mal formulada. «Quant costa presentar-s’hi?» té una resposta curta i enganyosa: res, no es paga per participar. La pregunta útil és una altra: quant em costa cada contracte que guanyo? I aquí el número canvia força.
El cost real és a les hores
Aquestes són les tasques que consumeix una oferta de serveis de mida mitjana. Els intervals són ordres de magnitud: depenen de la mida del contracte, de si és el primer cop que et presentes a aquell organisme i de quanta documentació tingui l’empresa ja preparada.
| Tasca | Hores |
|---|---|
| Llegir i descompondre el plec (PCAP i PPT) | 3 – 6 h |
| Decidir si presentar-s’hi i calcular el preu | 2 – 5 h |
| Redactar la memòria tècnica | 12 – 30 h |
| Reunir documentació administrativa i certificats | 2 – 6 h |
| Revisió, encreuament amb el plec i muntatge de sobres | 2 – 4 h |
| Presentació telemàtica i verificació | 1 – 3 h |
| Total per oferta | 22 – 54 h |
Intervals orientatius per a un contracte de serveis de mida mitjana. Un contracte petit i repetit pot baixar de 15 hores; un de diversos milions supera amb facilitat les 80.
Aquest és el cost que gairebé mai es comptabilitza, perquè no surt del banc: surt del gerent, que ho fa a les nits i els caps de setmana. Però és cost, i del car. Trenta hores de la persona que dirigeix l’empresa no són trenta hores d’una persona qualsevol.
Convé posar-hi un número, encara que sigui aproximat. A 35 € l’hora de cost intern, una oferta mitjana costa entre 750 € i 1.900 € abans de saber si es guanya.
Els costos que sí que es paguen en diners
Són menys dels que la gent tem, i gairebé tots apareixen després de guanyar:
- Garantia definitiva: 5 % de l’import d’adjudicació, IVA exclòs. Es constitueix en ser adjudicatari i es manté durant tota la vigència. Es pot dipositar en efectiu —immobilitzant tresoreria— o mitjançant aval bancari o assegurança de caució, el cost anual de la qual depèn de l’entitat i del perfil de l’empresa. És, de bon tros, el major impacte financer de guanyar un contracte públic.
- Garantia provisional: normalment cap. Amb la llei vigent és excepcional: només es pot exigir per raons justificades i amb un topall del 3 %. La majoria de licitacions de serveis no la demanen. Si la veus en un plec, és l’excepció, no la regla.
- Assegurança de responsabilitat civil amb la cobertura mínima que exigeixi el plec com a solvència tècnica. Si la teva pòlissa actual es queda curta, ampliar-la té cost anual.
- Certificats i documentació: certificats d’estar al corrent amb Hisenda i Seguretat Social, comptes dipositats, certificats de bona execució de contractes anteriors. Cost directe baix o nul; cost en temps, alt si no es té al dia.
- Certificat de signatura electrònica de representant. Cost anual modest i necessari per presentar; no és específic de cada licitació.
Una inversió que s’amortitza sola: el ROLECE
La inscripció al Registre Oficial de Licitadors i Empreses Classificades del Sector Públic acredita d’un sol cop la personalitat, la representació i bona part de la solvència de l’empresa.
Estant-hi inscrit, el bloc de documentació administrativa de cada licitació es redueix dràsticament. És gestió, no diners, i estalvia hores en totes les ofertes següents. Si et presentes a més de dos o tres concursos l’any i no hi estàs inscrit, és probablement la millora de rendibilitat més barata que tens disponible.
El que costa cada contracte guanyat
Aquí hi ha el número que de debò importa, i depèn d’una variable que gairebé cap empresa mesura: la seva taxa d’èxit.
Si de cada deu ofertes presentades se’n guanyen dues, cada contracte guanyat ha costat cinc preparacions. Amb una oferta mitjana de 30 hores, això són 150 hores per contracte. Si la taxa baixa a una de cada deu, són 300.
| Taxa d’èxit | Ofertes per contracte | Hores per contracte guanyat |
|---|---|---|
| 1 de cada 3 | 3 | ≈ 90 h |
| 1 de cada 5 | 5 | ≈ 150 h |
| 1 de cada 10 | 10 | ≈ 300 h |
Calculat sobre una oferta mitjana de 30 hores de preparació.
I d’aquí surt la conclusió menys intuïtiva d’aquesta guia: presentar-se a més concursos no millora el negoci si la taxa d’èxit baixa en la mateixa proporció. Deu ofertes mediocres i dues victòries consumeixen més recursos que cinc ofertes bones amb les mateixes dues victòries, i deixen l’empresa sense hores per executar bé el que ja té.
La manera més ràpida de millorar la rendibilitat de licitar no és presentar-se a més concursos. És deixar de presentar-se als que no es poden guanyar.
Els cinc motius per no presentar-s’hi
Descartar ràpid és una habilitat rendible, i es pot fer a la primera mitja hora de lectura del plec. Cinc motius justifiquen no seguir endavant:
- El preu pesa massa i no ets estructuralment barat. Si el 70-80 % dels punts van a l’oferta econòmica, guanyarà qui pugui baixar més. Una memòria excel·lent no compensa una estructura de costos més alta que la del competidor.
- No arribes als llindars de solvència. Facturació mínima, nombre de contractes similars, superfície gestionada, classificació exigida. Si no hi arribes, la resta del plec és irrellevant: l’oferta no es valorarà.
- No tens manera d’acreditar el que es puntua. Diferent de l’anterior: pots prestar el servei, però no tens els certificats, referències o dades que el plec demana com a prova. El que és verificable és l’únic que puntua.
- El calendari no dóna. Si queden deu dies i necessites trenta hores que no tens, el resultat previsible és una memòria incompleta. És exactament així com s’arriba al fet que un avaluador escrigui «no presenta cap proposta» en un criteri de 15 punts, com analitzem en aquesta guia.
- Guanyar-lo et faria mal. Un contracte per sota de cost, o que exigeix una capacitat operativa que encara no tens, és pitjor que perdre’l: s’executa malament, penalitza les teves referències futures i consumeix l’equip durant anys.
Els quatre primers es comproven llegint el plec. El cinquè exigeix conèixer bé els propis números, i és el que més vegades s’ignora.
Com abaixar el cost per oferta
El cost de la primera licitació a un organisme nou és sempre el més alt. A partir d’aquí es pot reduir molt, i gairebé tot l’estalvi ve de tres llocs:
- Documentació administrativa sempre a punt: ROLECE al dia, certificats vigents, pòlisses i certificats de bona execució arxivats i localitzables. Converteix un bloc de 6 hores en un d’1.
- Una biblioteca pròpia de continguts: descripcions de processos, fitxes de maquinària, protocols, plans de formació i de prevenció, tot modular i amb dades actualitzades. Es reutilitza l’estructura i les dades; mai el text descriptiu tal qual, que és el que fa que un avaluador detecti referències a edificis d’una altra licitació.
- Especialitzar-se en un tipus de comprador. Presentar-se cinc vegades al mateix tipus d’organisme, amb plecs semblants, abaixa el cost per oferta i puja la taxa d’èxit alhora. Dispersar-se entre sectors i territoris fa el contrari.
I hi ha una quarta palanca que no redueix el cost per oferta però millora el resultat global: saber amb antelació a què et presentaràs. Preparar una oferta en sis setmanes costa menys hores i surt millor que preparar-la en deu dies. A Quan torna a sortir un contracte públic expliquem com estimar aquestes dates amb dades publicades.
El compte complet
Licitar surt car només quan es fa sense criteri: moltes ofertes, poca preparació, baixa taxa d’èxit i cap reutilització entre concursos. Fet així, el cost per contracte guanyat es dispara i la conclusió que en treu l’empresa és que «les licitacions no compensen».
Fet amb criteri —menys concursos, més ben triats, amb documentació preparada i una biblioteca pròpia— el cost per contracte baixa i apareix l’avantatge real del mercat públic: contractes de diversos anys, cobrament garantit i un client que torna a licitar el mateix servei quan venç.