Un contracte públic de serveis té durada determinada: amb caràcter general, un màxim de cinc anys incloses les pròrrogues. Quan s’acosta el seu final, l’administració ha de licitar de nou el servei per no interrompre’l, i publica el nou anunci mesos abans del venciment. La data s’estima sumant a la data de formalització la durada inicial i les pròrrogues previstes al plec: les tres dades són públiques.
Quan una empresa perd un concurs, la conversa interna acaba gairebé sempre igual: «això ja està, el té l’altra». I durant uns anys és veritat.
El que gairebé ningú fa és apuntar la data en què deixa de ser-ho.
Quant dura un contracte públic
La durada es fixa al plec i depèn de l’objecte, però la llei hi posa un sostre. Per als contractes de serveis de prestació successiva —neteja, manteniment, jardineria, vigilància, transport, menjadors— la regla general és un màxim de cinc anys, pròrrogues incloses. Hi ha excepcions quan el contractista ha d’amortitzar inversions rellevants, però són això: excepcions.
Dins d’aquest sostre, els repartiments habituals són aquests:
| Estructura freqüent | Durada total |
|---|---|
| 2 anys + 2 pròrrogues d’1 any | fins a 4 anys |
| 1 any + 1 pròrroga d’1 any | fins a 2 anys |
| 4 anys + 1 pròrroga d’1 any | fins a 5 anys |
| 3 anys sense pròrroga | 3 anys |
La pròrroga té dues característiques que convé conèixer, perquè són les que fan predictible el calendari:
- Ha d’estar prevista al plec. No s’hi pot improvisar. Si el plec no contempla pròrrogues, la data de venciment és ferma.
- L’acorda l’administració i és obligatòria per a l’empresa, sempre que s’avisi amb l’antelació que marca la llei —almenys dos mesos abans que acabi el contracte. Aquest preavís és un senyal: quan arriba, hi ha contracte per estona; quan no arriba, l’expedient nou ja és en marxa.
Com calcular la data
Les tres dades que calen estan publicades a la Plataforma de Contratación del Sector Público i al perfil del contractant de l’organisme:
- La data de formalització, a l’anunci de formalització del contracte. No serveix la data d’adjudicació: el termini sol comptar des de la formalització o des de l’inici efectiu del servei.
- La durada inicial, al plec de clàusules administratives particulars.
- Les pròrrogues previstes, al mateix plec, normalment a la mateixa clàusula.
El càlcul, amb un exemple
- Formalització del contracte
- març 2024
- Durada inicial segons plec
- + 2 anys
- Pròrrogues previstes (2 × 1 any)
- + 2 anys
- Venciment màxim
- març 2028
- Finestra per preparar l’oferta
- tardor 2027
L’última línia és la que importa. El nou concurs no apareix el dia del venciment: apareix abans, perquè l’administració necessita temps per tramitar-lo, valorar-lo, adjudicar-lo i formalitzar-lo sense deixar el servei descobert.
Per què la licitació es publica mesos abans
Aquí hi ha una regla poc coneguda que fixa el calendari amb bastant precisió. Quan arriba el venciment i el nou contracte encara no està formalitzat, la llei permet una pròrroga excepcional de fins a nou mesos per no interrompre el servei. Però aquesta pròrroga no és gratuïta: només es pot aplicar si l’anunci de licitació del nou contracte es va publicar amb almenys tres mesos d’antelació al venciment.
El anuncio de licitación del nuevo contrato debe publicarse con una antelación mínima de tres meses respecto de la fecha de finalización del contrato originario.
Això converteix els tres mesos previs al venciment en una frontera pràctica: els òrgans de contractació que volen tenir xarxa de seguretat publiquen abans d’aquest límit. A la pràctica, els expedients ben gestionats surten entre tres i sis mesos abans del venciment, i els grans amb encara més marge.
Per a una empresa que s’hi vol presentar, això significa que la finestra útil de preparació comença entre sis i nou mesos abans de la data de venciment. Quan l’anunci es publica, el termini de presentació són setmanes: qui comença a preparar-se aquell dia ja hi arriba tard per fer-ho bé.
Quan apareix l’anunci, la feina hauria d’estar feta. El que es decideix en el termini de presentació és només el preu.
L’avantatge d’haver perdut
Una empresa que ja es va presentar a aquell contracte i no el va guanyar arriba a la segona convocatòria amb quatre coses que un competidor nou no té:
- Coneix el plec. Els plecs d’un mateix servei es reediten amb canvis menors. La feina de comprensió ja està feta.
- Coneix l’òrgan de contractació: com redacta, què valora, amb quin nivell de detall exigeix les memòries.
- Sap quant va puntuar i per què, si va demanar l’informe de valoració. És la correcció del seu examen anterior.
- Sap contra quin preu va competir, perquè les ofertes econòmiques s’obren en acte públic i l’adjudicació es publica.
És exactament el motiu pel qual un concurs perdut fa tres anys no és una oportunitat freda. És una oportunitat en espera, amb data estimable.
I hi ha un matís que sol sorprendre: l’avantatge no el té només qui va quedar segon. El té qualsevol que s’hi presentés, perquè el que s’hereta és el coneixement de l’expedient, no la posició al rànquing. Una empresa que va quedar quarta amb una memòria fluixa i ha corregit els errors que analitzem a Per què es perd una licitació que semblava guanyada pot fer un salt gran a la volta següent, perquè la seva nota anterior mesurava la seva redacció, no la seva capacitat.
El que pot sortir diferent
La reobertura és molt probable, però no és automàtica. Convé comptar amb aquestes quatre variacions, perquè canvien a què et presentes:
- Canvia l’objecte o els lots. Dos contractes separats que s’agrupen en un, o un de gran que es divideix en lots. La divisió en lots sol ser bona notícia per a una pime; l’agrupació, dolenta.
- S’internalitza el servei. L’organisme decideix prestar-lo amb mitjans propis. Passa, sobretot en serveis auxiliars i en alguns ajuntaments.
- Es retarda. Entre la pròrroga excepcional i les incidències de l’expedient, un venciment de març es pot convertir en una licitació de novembre. La data calculada és una finestra, no una cita.
- Canvien els requisits de solvència. Un plec nou pot pujar els llindars i deixar fora qui abans s’hi podia presentar. Convé comprovar-ho abans d’invertir-hi hores.
Cap d’aquestes quatre invalida el mètode. El que fan és convertir el venciment en un moment en què cal mirar, no en una certesa.
Com muntar el teu propi calendari de venciments
Si t’has presentat a concursos els últims anys, tens prou per començar avui amb un full de càlcul:
- Una fila per cada concurs al qual et vas presentar i no vas guanyar, dels últims quatre anys.
- Columnes: òrgan de contractació, objecte, data de formalització de l’adjudicatari, durada, pròrrogues previstes.
- Una columna calculada: venciment estimat, i una altra amb venciment menys sis mesos. Aquesta segona és la teva data d’avís.
- Ordena per data d’avís. El que aparegui els propers dotze mesos és la teva cartera real d’oportunitats.
Gairebé cap empresa de serveis té aquesta taula. És la diferència entre esperar que surti alguna cosa i saber què sortirà.
Un mercat que es repeteix
La contractació pública té una propietat que el mercat privat no té: és cíclica i està publicada. Tot servei recurrent que avui presta algú torna a estar en joc en una data que es pot estimar, i tot el que cal per estimar-la és públic.
Això converteix la prospecció en un problema de calendari més que de sort. No es tracta de vigilar què surt avui, sinó de saber què sortirà d’aquí a nou mesos i arribar-hi preparat, mentre la competència se n’assabenta el dia de l’anunci.