Cuándo vuelve a salir un contrato público

Cuando una empresa pierde un concurso, la conversación interna termina casi siempre igual: «esto ya está, lo tiene la otra». Y durante unos años es verdad.

Lo que casi nadie hace es apuntar la fecha en que deja de serlo.

Cuánto dura un contrato público

La duración se fija en el pliego y depende del objeto, pero la ley pone un techo. Para los contratos de servicios de prestación sucesiva —limpieza, mantenimiento, jardinería, vigilancia, transporte, comedores— la regla general es un máximo de cinco años, prórrogas incluidas. Hay excepciones cuando el contratista debe amortizar inversiones relevantes, pero son eso: excepciones.

Dentro de ese techo, los repartos habituales son estos:

La prórroga tiene dos características que conviene conocer, porque son las que hacen predecible el calendario:

• Tiene que estar prevista en el pliego. No se puede improvisar. Si el pliego no contempla prórrogas, la fecha de vencimiento es firme.
• La acuerda la administración y es obligatoria para la empresa, siempre que se avise con la antelación que marca la ley —al menos dos meses antes de que termine el contrato. Ese preaviso es una señal: cuando llega, hay contrato para rato; cuando no llega, el expediente nuevo ya está en marcha.

Cómo calcular la fecha

Los tres datos que hacen falta están publicados en la Plataforma de Contratación del Sector Público y en el perfil del contratante del organismo:

1. La fecha de formalización, en el anuncio de formalización del contrato. No sirve la fecha de adjudicación: el plazo suele contar desde la formalización o desde el inicio efectivo del servicio.
2. La duración inicial, en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
3. Las prórrogas previstas, en el mismo pliego, normalmente en la misma cláusula.

La última línea es la que importa. El nuevo concurso no aparece el día del vencimiento: aparece antes, porque la administración necesita tiempo para tramitarlo, valorarlo, adjudicarlo y formalizarlo sin dejar el servicio descubierto.

Por qué la licitación se publica meses antes

Aquí hay una regla poco conocida que fija el calendario con bastante precisión. Cuando llega el vencimiento y el nuevo contrato todavía no está formalizado, la ley permite una prórroga excepcional de hasta nueve meses para no interrumpir el servicio. Pero esa prórroga no es gratuita: solo puede aplicarse si el anuncio de licitación del nuevo contrato se publicó con al menos tres meses de antelación al vencimiento.

Esto convierte los tres meses previos al vencimiento en una frontera práctica: los órganos de contratación que quieren tener red de seguridad publican antes de ese límite. En la práctica, los expedientes bien gestionados salen entre tres y seis meses antes del vencimiento, y los grandes con más margen todavía.

Para una empresa que quiere presentarse, eso significa que la ventana útil de preparación empieza entre seis y nueve meses antes de la fecha de vencimiento. Cuando el anuncio se publica, el plazo de presentación son semanas: quien empieza a prepararse ese día ya llega tarde para hacerlo bien.

La ventaja de haber perdido

Una empresa que ya se presentó a ese contrato y no lo ganó llega a la segunda convocatoria con cuatro cosas que un competidor nuevo no tiene:

• Conoce el pliego. Los pliegos de un mismo servicio se reeditan con cambios menores. El trabajo de comprensión ya está hecho.
• Conoce al órgano de contratación: cómo redacta, qué valora, con qué nivel de detalle exige las memorias.
• Sabe cuánto puntuó y por qué, si pidió el informe de valoración. Es la corrección de su examen anterior.
• Sabe contra qué precio compitió, porque las ofertas económicas se abren en acto público y la adjudicación se publica.

Es exactamente el motivo por el que un concurso perdido hace tres años no es una oportunidad fría. Es una oportunidad en espera, con fecha estimable.

Y hay un matiz que suele sorprender: la ventaja no la tiene solo quien quedó segundo. La tiene cualquiera que se presentara, porque lo que se hereda es el conocimiento del expediente, no la posición en el ranking. Una empresa que quedó cuarta con una memoria floja y ha corregido los fallos que analizamos en Por qué se pierde una licitación que parecía ganada puede dar un salto grande en la siguiente vuelta, porque su nota anterior medía su redacción, no su capacidad.

Lo que puede salir distinto

La reapertura es muy probable, pero no es automática. Conviene contar con estas cuatro variaciones, porque cambian a qué te presentas:

• Cambia el objeto o los lotes. Dos contratos separados que se agrupan en uno, o uno grande que se divide en lotes. La división en lotes suele ser buena noticia para una pyme; la agrupación, mala.
• Se internaliza el servicio. El organismo decide prestarlo con medios propios. Ocurre, sobre todo en servicios auxiliares y en algunos ayuntamientos.
• Se retrasa. Entre la prórroga excepcional y las incidencias del expediente, un vencimiento de marzo puede convertirse en una licitación de noviembre. La fecha calculada es una ventana, no una cita.
• Cambian los requisitos de solvencia. Un pliego nuevo puede subir los umbrales y dejar fuera a quien antes podía presentarse. Conviene comprobarlo antes de invertir horas.

Ninguna de estas cuatro invalida el método. Lo que hacen es convertir el vencimiento en un momento en el que hay que mirar, no en una certeza.

Un mercado que se repite

La contratación pública tiene una propiedad que el mercado privado no tiene: es cíclica y está publicada. Todo servicio recurrente que hoy presta alguien vuelve a estar en juego en una fecha que puede estimarse, y todo lo necesario para estimarla es público.

Eso convierte la prospección en un problema de calendario más que de suerte. No se trata de vigilar qué sale hoy, sino de saber qué va a salir dentro de nueve meses y llegar preparado, mientras la competencia se entera el día del anuncio.