Por qué se pierde una licitación que parecía ganada

Casi todas las empresas que llegan a nosotros cuentan la misma historia: se presentaron a un concurso que conocían bien, con un equipo solvente y un precio ajustado, y lo perdió alguien que —están convencidas— no lo hace mejor que ellas.

Es una conversación difícil de tener en abstracto, porque cada uno recuerda su oferta como la recuerda. Así que vamos a tenerla sobre un documento concreto.

Un informe de valoración es la parte del expediente donde el técnico que puntúa las ofertas tiene que motivar por escrito cada nota. No es un análisis nuestro sobre cómo debería evaluarse una memoria: es un evaluador explicando qué leyó, qué echó en falta y con qué palabras exactas lo justificó.

Estos fueron los resultados. Omitimos los nombres de las empresas —el expediente es público, pero el objetivo aquí es el patrón, no el señalamiento.

Y lo que está escrito no habla de maquinaria, ni de plantilla, ni de precio. Habla de cómo se redactó la memoria. Estos son los cinco fallos que aparecen, y lo que el evaluador escribió sobre cada uno.

1. No entregar, o no contestar

El fallo más caro del expediente no es sutil, y se repite en dos de las cinco empresas.

La primera quedó excluida sin llegar a valorarse: no aportó la memoria descriptiva. Preparó una oferta, la presentó y no entró en la comparación. Cero puntos, no por una mala propuesta, sino por un documento que faltaba en el sobre.

La segunda sí presentó memoria, pero dejó un criterio entero de 15 puntos en blanco. La motivación del evaluador ocupa cuatro palabras:

Quince puntos sobre treinta y cinco —el 43 % de toda la valoración técnica— perdidos por no escribir un apartado. Esa empresa terminó con 6 puntos y la mayor parte de esa distancia se explica ahí.

Conviene detenerse en lo que no es esto. Ninguna empresa de limpieza deja un criterio de 15 puntos sin contestar porque no sepa contestarlo. Lo deja porque llegó al último día con la memoria a medias y priorizó cerrar lo que ya tenía empezado. No es un fallo de conocimiento, es un fallo de calendario, y es el argumento más sólido que existe a favor de fijarse una fecha de cierre propia varios días antes del plazo real.

2. Reutilizar la memoria de otro concurso

Es la práctica más extendida del sector y la más fácil de detectar. El evaluador no solo la detectó en dos de las cinco ofertas: contó las veces.

Lo revelador es el «hasta en 4 ocasiones». El evaluador se molestó en contarlas y en dejarlo por escrito en un documento oficial. Cuando eso aparece en un informe, la oferta ya no se está juzgando por su contenido: se está juzgando por el cuidado con que se preparó. Y una vez que el evaluador sabe que el texto viene de otro sitio, todo lo demás que lee lo lee con esa sospecha, incluidas las partes que sí eran específicas.

La lección no es «no reutilizar». Reutilizar es inevitable y sensato: la estructura, el enfoque metodológico y los datos de empresa son los mismos concurso tras concurso. La lección es dónde está la frontera:

• Se reutiliza la estructura: el esqueleto de apartados, el modo de presentar los datos, las tablas tipo.
• No se reutiliza el texto descriptivo sin reescribirlo contra este pliego, este edificio y estas superficies.
• Antes de enviar, buscar en el documento el nombre de cada organismo, edificio o ciudad de las memorias anteriores. Son dos minutos y evitan exactamente esta frase.

3. «Somero», «sin concretar», «no detalla»

Un informe de valoración se lee mejor como un vocabulario. El evaluador repite un puñado de palabras cuando quita puntos, y otro puñado distinto cuando los da. Estas son las de ese informe, literales:

Expresiones textuales del informe técnico de valoración.

Merece la pena leer la columna de la derecha otra vez. No describe una empresa mejor: describe el mismo trabajo contado con unidades. Zonas, tiempos, fechas. La columna de la izquierda es lo que queda cuando se cuenta ese mismo trabajo sin ellas.

De las cuatro expresiones que restan puntos, la más útil es «cuesta identificar las acciones», porque no dice que la propuesta sea mala. Dice que el evaluador no la ha encontrado. Es un problema de redacción que se paga en puntos como si fuera un problema de servicio, y es probablemente el fallo que más veces convierte una buena oferta en una nota mediocre.

La corrección es la misma en todos los apartados: sustituir adjetivos por unidades. Es la diferencia entre estas dos frases, que describen la misma empresa:

• «Disponemos de amplia experiencia en limpieza de centros sanitarios.»
• «Prestamos servicio en 3 centros sanitarios, 14.200 m² en total, con contratos vigentes desde 2019.»

La primera no es puntuable: no contiene ningún dato que el evaluador pueda contrastar ni comparar con la oferta de al lado. La segunda sí. Y el evaluador no puede premiar lo que no puede comparar.

4. Que el texto y las tablas no digan lo mismo

Este es el fallo más silencioso de los cinco, y le costó puntos a una oferta que estaba bien pensada. La empresa describía correctamente en prosa las zonas de tratamiento especial. Y después:

El trabajo estaba hecho. El criterio estaba entendido. Simplemente, las dos partes del documento no se actualizaron a la vez.

Pasa siempre por la misma razón: las memorias se montan en dos velocidades. Primero el texto y después las tablas, o al revés, y cada cambio posterior toca solo una de las dos mitades. Cuando el pliego amplía una zona o se corrige una frecuencia a última hora, la corrección entra donde se está escribiendo en ese momento.

Y la tabla es la que se puntúa, porque es donde el evaluador comprueba la cobertura de un vistazo. Si algo está en el texto pero no en la tabla, a efectos de puntuación no está.

De ahí una regla que cuesta media hora y salva puntos: la última revisión antes de enviar no se lee, se cruza. Cada fila de cada tabla contra lo que dice el texto, y cada elemento del texto contra las tablas. En ese orden, y con el pliego delante.

5. No mirar el peso real de los criterios

Este es el reparto de puntos de ese informe en los criterios sujetos a juicio de valor:

Merece la pena detenerse en la primera línea. La limpieza especial es una tarea puntual: la puesta a punto del edificio antes de arrancar el servicio. Unos días de trabajo, una sola vez, al principio del contrato.

Pesa exactamente lo mismo que la calidad de toda la memoria descriptiva: el plan de trabajo completo, para todo el edificio, durante todos los años del contrato.

Ninguna intuición razonable sobre el negocio de la limpieza lleva a ese reparto. Una empresa que escriba su memoria guiándose por lo que sabe que importa en la ejecución real del servicio dedicará el grueso del esfuerzo al plan de trabajo y despachará la limpieza inicial en un párrafo —y estará regalando un bloque de 15 puntos, el mismo que se está jugando en todo lo demás.

La consecuencia práctica es incómoda pero clara: el esfuerzo de redacción se reparte según los puntos, no según la importancia operativa. Son dos cosas distintas y en este expediente ni siquiera se parecían. Solo se sabe leyendo el pliego con una calculadora al lado, antes de escribir la primera línea.

6. Las mejoras de todo o nada

Las mejoras son el apartado donde más dinero se regala sin obtener nada a cambio, y hay una razón estructural: en muchos pliegos no funcionan como una escala, sino como un interruptor. La formulación es habitual y conviene reconocerla a la primera. Esta es de un repositorio de criterios de obra de la Xunta de Galicia:

No hay puntuación parcial. O se asume el compromiso completo, en los términos exactos que pide el pliego, o el apartado vale cero. Un compromiso a medias —el 60 % de lo que se pedía, o lo mismo pero con otra redacción— puntúa igual que no ofrecer nada, y sin embargo obliga contractualmente durante toda la vigencia.

De ahí las dos reglas del apartado de mejoras:

1. Una mejora solo se ofrece si el pliego dice cuántos puntos vale y cómo se mide. Si no lo dice, es coste sin puntuación.
2. Si es de todo o nada, la decisión es binaria y se toma con números antes de redactar: o se asume entera y se escribe con las palabras del pliego, o no se ofrece.

Pide el informe del concurso que perdiste

Todo lo anterior sale de un documento que las cinco empresas evaluadas podían haber leído. La notificación de la adjudicación debe estar motivada y desglosar las puntuaciones, y el informe técnico que hay detrás forma parte del expediente: se puede solicitar al órgano de contratación.

Casi nadie lo pide. Y es, con mucha diferencia, el documento más útil que existe para preparar la siguiente oferta: es la corrección de tu examen, escrita por quien lo puntuó, con las frases exactas que le faltaron a tu memoria y las que sí encontró en la del ganador.

Si te has presentado a algo en los últimos años y no sabes por qué lo perdiste, esa respuesta existe y está escrita.

La buena noticia

Ninguno de los seis fallos de este informe depende de tener más medios, más plantilla o mejor precio que la competencia. Todos dependen de cómo se ordena y se redacta información que la empresa ya tenía. Es decir: son corregibles, y son corregibles en la próxima convocatoria sin invertir un euro en estructura.

Y conviene recordar algo que muchas empresas dan por perdido cuando se cierra un concurso: el contrato que se llevó tu competidor tiene una duración determinada. Cuando termine, ese mismo servicio vuelve a licitarse.

Quien ya se presentó una vez llega a esa segunda convocatoria con una ventaja real: conoce el pliego, conoce al organismo, sabe qué valoró el evaluador y —si ha pedido el informe— sabe exactamente dónde perdió los puntos. Aquel concurso se resolvió hace años. El servicio sigue necesitándose.