Gairebé totes les empreses que arriben a nosaltres expliquen la mateixa història: es van presentar a un concurs que coneixien bé, amb un equip solvent i un preu ajustat, i el va perdre algú que —n’estan convençudes— no ho fa millor que elles.
És una conversa difícil de tenir en abstracte, perquè cadascú recorda la seva oferta com la recorda. Així que la tindrem sobre un document concret.
El document analitzat
- Document
- Informe tècnic de valoració
- Objecte
- Servei de neteja
- Òrgan
- CABIMER, centre d’investigació públic (Sevilla)
- Signat
- 15 de desembre de 2021
- Font
- Document públic de l’expedient de contractació de CABIMER, informe tècnic de valoració signat el 15 de desembre de 2021. Publicat al portal de contractació de la Junta d’Andalusia.
- Licitadors
- 5 empreses
- En joc
- 35 punts subjectes a judici de valor
Un informe de valoració és la part de l’expedient on el tècnic que puntua les ofertes ha de motivar per escrit cada nota. No és una anàlisi nostra sobre com s’hauria d’avaluar una memòria: és un avaluador explicant què va llegir, què va trobar a faltar i amb quines paraules exactes ho va justificar.
Aquests van ser els resultats. Ometem els noms de les empreses —l’expedient és públic, però l’objectiu aquí és el patró, no el senyalament.
| Licitador | Puntuació de judici de valor |
|---|---|
| Licitador A | 33 / 35 |
| Licitador B | 21 / 35 |
| Licitador C | 19 / 35 |
| Licitador D | 6 / 35 |
| Licitador E | Exclosa |
Trenta-tres i sis. Mateix plec, mateix termini, mateixos criteris. Tot el que separa aquestes dues notes és escrit a l’informe.
I el que hi ha escrit no parla de maquinària, ni de plantilla, ni de preu. Parla de com es va redactar la memòria. Aquests són els cinc errors que hi apareixen, i el que l’avaluador va escriure sobre cadascun.
1. No lliurar, o no contestar
L’error més car de l’expedient no és subtil, i es repeteix en dues de les cinc empreses.
La primera va quedar exclosa sense arribar a valorar-se: no va aportar la memòria descriptiva. Va preparar una oferta, la va presentar i no va entrar a la comparació. Zero punts, no per una mala proposta, sinó per un document que faltava al sobre.
La segona sí que va presentar memòria, però va deixar un criteri sencer de 15 punts en blanc. La motivació de l’avaluador ocupa quatre paraules:
«No presenta propuesta alguna.»
Quinze punts sobre trenta-cinc —el 43 % de tota la valoració tècnica— perduts per no escriure un apartat. Aquella empresa va acabar amb 6 punts i la major part d’aquesta distància s’explica aquí.
Convé aturar-se en el que no és això. Cap empresa de neteja deixa un criteri de 15 punts sense contestar perquè no sàpiga contestar-lo. El deixa perquè va arribar a l’últim dia amb la memòria a mitges i va prioritzar tancar el que ja tenia començat. No és un error de coneixement, és un error de calendari, i és l’argument més sòlid que existeix a favor de fixar-se una data de tancament pròpia uns quants dies abans del termini real.
2. Reutilitzar la memòria d’un altre concurs
És la pràctica més estesa del sector i la més fàcil de detectar. L’avaluador no només la va detectar en dues de les cinc ofertes: va comptar les vegades.
«Se detectan hasta en 4 ocasiones alusión a la limpieza de edificios que no corresponden a esta licitación.»
«… hasta en 2 ocasiones.»
Informe de valoració, sobre dos licitadors diferents · citació literal, en castellà
El que és revelador és el «hasta en 4 ocasiones». L’avaluador es va molestar a comptar-les i a deixar-ho per escrit en un document oficial. Quan això apareix en un informe, l’oferta ja no s’està jutjant pel seu contingut: s’està jutjant per la cura amb què es va preparar. I un cop l’avaluador sap que el text ve d’un altre lloc, tota la resta que llegeix la llegeix amb aquella sospita, incloses les parts que sí que eren específiques.
La lliçó no és «no reutilitzar». Reutilitzar és inevitable i assenyat: l’estructura, l’enfocament metodològic i les dades d’empresa són els mateixos concurs rere concurs. La lliçó és on és la frontera:
- Es reutilitza l’estructura: l’esquelet d’apartats, la manera de presentar les dades, les taules tipus.
- No es reutilitza el text descriptiu sense reescriure’l contra aquest plec, aquest edifici i aquestes superfícies.
- Abans d’enviar, buscar al document el nom de cada organisme, edifici o ciutat de les memòries anteriors. Són dos minuts i eviten exactament aquesta frase.
3. «Somero», «sin concretar», «no detalla»
Un informe de valoració es llegeix millor com un vocabulari. L’avaluador repeteix un grapat de paraules quan treu punts, i un altre grapat diferent quan els dóna. Aquestes són les d’aquell informe, literals i en castellà:
| Quan resta punts escriu | Quan els suma escriu |
|---|---|
| somero | desglosada por zonas |
| sin concretar | valorando el tiempo de dedicación individual |
| no detalla | un completo calendario |
| cuesta identificar las acciones |
Expressions textuals de l’informe tècnic de valoració. Es reprodueixen en castellà perquè són citacions literals.
Val la pena llegir la columna de la dreta un altre cop. No descriu una empresa millor: descriu la mateixa feina explicada amb unitats. Zones, temps, dates. La columna de l’esquerra és el que queda quan s’explica aquesta mateixa feina sense elles.
De les quatre expressions que resten punts, la més útil és «cuesta identificar las acciones», perquè no diu que la proposta sigui dolenta. Diu que l’avaluador no l’ha trobada. És un problema de redacció que es paga en punts com si fos un problema de servei, i és probablement l’error que més vegades converteix una bona oferta en una nota mediocre.
La correcció és la mateixa a tots els apartats: substituir adjectius per unitats. És la diferència entre aquestes dues frases, que descriuen la mateixa empresa:
- «Disposem d’àmplia experiència en neteja de centres sanitaris.»
- «Prestem servei a 3 centres sanitaris, 14.200 m² en total, amb contractes vigents des del 2019.»
La primera no és puntuable: no conté cap dada que l’avaluador pugui contrastar ni comparar amb l’oferta del costat. La segona sí. I l’avaluador no pot premiar el que no pot comparar.
4. Que el text i les taules no diguin el mateix
Aquest és l’error més silenciós dels cinc, i va costar punts a una oferta que estava ben pensada. L’empresa descrivia correctament en prosa les zones de tractament especial. I després:
«… no las incluye todas en la tabla de frecuencias.»
La feina estava feta. El criteri estava entès. Simplement, les dues parts del document no es van actualitzar alhora.
Passa sempre per la mateixa raó: les memòries es munten a dues velocitats. Primer el text i després les taules, o a l’inrevés, i cada canvi posterior toca només una de les dues meitats. Quan el plec amplia una zona o es corregeix una freqüència a última hora, la correcció entra on s’està escrivint en aquell moment.
I la taula és la que es puntua, perquè és on l’avaluador comprova la cobertura d’un cop d’ull. Si alguna cosa és al text però no a la taula, a efectes de puntuació no hi és.
D’aquí una regla que costa mitja hora i salva punts: l’última revisió abans d’enviar no es llegeix, s’encreua. Cada fila de cada taula contra el que diu el text, i cada element del text contra les taules. En aquest ordre, i amb el plec al davant.
5. No mirar el pes real dels criteris
Aquest és el repartiment de punts d’aquell informe en els criteris subjectes a judici de valor:
| Criteri | Pes |
|---|---|
| Neteja especial | 15 pts |
| Qualitat de la memòria descriptiva | 15 pts |
| Sistemes de control i seguiment | 5 pts |
| Total de judici de valor | 35 pts |
Val la pena aturar-se a la primera línia. La neteja especial és una tasca puntual: la posada a punt de l’edifici abans d’arrencar el servei. Uns dies de feina, un sol cop, al principi del contracte.
Pesa exactament el mateix que la qualitat de tota la memòria descriptiva: el pla de treball complet, per a tot l’edifici, durant tots els anys del contracte.
Cap intuïció raonable sobre el negoci de la neteja porta a aquest repartiment. Una empresa que escrigui la seva memòria guiant-se pel que sap que importa en l’execució real del servei dedicarà el gruix de l’esforç al pla de treball i despatxarà la neteja inicial en un paràgraf —i estarà regalant un bloc de 15 punts, el mateix que s’està jugant en tota la resta.
La conseqüència pràctica és incòmoda però clara: l’esforç de redacció es reparteix segons els punts, no segons la importància operativa. Són dues coses diferents i en aquest expedient ni tan sols s’assemblaven. Només se sap llegint el plec amb una calculadora al costat, abans d’escriure la primera línia.
6. Les millores de tot o res
Les millores són l’apartat on més diners es regalen sense obtenir res a canvi, i hi ha una raó estructural: en molts plecs no funcionen com una escala, sinó com un interruptor. La formulació és habitual i convé reconèixer-la a la primera. Aquesta és d’un repositori de criteris d’obra de la Xunta de Galícia:
«Se asignarán 0 puntos a la oferta que no se comprometa a…»
No hi ha puntuació parcial. O s’assumeix el compromís complet, en els termes exactes que demana el plec, o l’apartat val zero. Un compromís a mitges —el 60 % del que es demanava, o el mateix però amb una altra redacció— puntua igual que no oferir res, i tanmateix obliga contractualment durant tota la vigència.
D’aquí les dues regles de l’apartat de millores:
- Una millora només s’ofereix si el plec diu quants punts val i com es mesura. Si no ho diu, és cost sense puntuació.
- Si és de tot o res, la decisió és binària i es pren amb números abans de redactar: o s’assumeix sencera i s’escriu amb les paraules del plec, o no s’ofereix.
La comprovació de mitja hora
Agafa els criteris de valoració del plec i munta una taula de quatre columnes abans de donar la memòria per tancada:
- El criteri i el seu pes, copiats literalment del plec. Ordena’ls de més a menys punts, no en l’ordre en què apareixen.
- La pàgina de la teva memòria on es respon. Una casella buida aquí és un «no presenta propuesta alguna» esperant a passar.
- La dada que l’acredita: una xifra, una data, una superfície, un temps de dedicació. Si no hi cap un número en aquesta casella, aquell apartat és a la columna de «somero».
- On apareix també a les taules. Si és al text però no a la taula, encara no hi és.
És mitja hora de feina i sol explicar, sense necessitat de res més, el resultat del concurs anterior.
Demana l’informe del concurs que vas perdre
Tot l’anterior surt d’un document que les cinc empreses avaluades podien haver llegit. La notificació de l’adjudicació ha d’estar motivada i desglossar les puntuacions, i l’informe tècnic que hi ha al darrere forma part de l’expedient: es pot sol·licitar a l’òrgan de contractació.
Gairebé ningú el demana. I és, de molt lluny, el document més útil que existeix per preparar l’oferta següent: és la correcció del teu examen, escrita per qui el va puntuar, amb les frases exactes que li van faltar a la teva memòria i les que sí que va trobar a la del guanyador.
Si t’has presentat a alguna cosa els últims anys i no saps per què la vas perdre, aquesta resposta existeix i està escrita.
La bona notícia
Cap dels sis errors d’aquest informe depèn de tenir més mitjans, més plantilla o millor preu que la competència. Tots depenen de com s’ordena i es redacta informació que l’empresa ja tenia. És a dir: són corregibles, i són corregibles a la propera convocatòria sense invertir un euro en estructura.
I convé recordar una cosa que moltes empreses donen per perduda quan es tanca un concurs: el contracte que es va endur el teu competidor té una durada determinada. Quan s’acabi, aquest mateix servei torna a licitar-se.
Qui ja s’hi va presentar un cop arriba a aquella segona convocatòria amb un avantatge real: coneix el plec, coneix l’organisme, sap què va valorar l’avaluador i —si ha demanat l’informe— sap exactament on va perdre els punts. Aquell concurs es va resoldre fa anys. El servei se segueix necessitant.