La mesa de contratación es el órgano que asiste al órgano de contratación: califica la documentación, abre las ofertas en actos separados y propone al adjudicatario. No siempre puntúa ella la parte técnica: los criterios que dependen de un juicio de valor los valora un técnico o un comité de expertos, que redacta un informe motivado. Y esa valoración se hace antes de abrir la oferta económica, de forma deliberada.
Casi todas las empresas escriben su memoria imaginando a un lector que no existe: alguien que conoce el sector, que sabe quiénes son ellas y que valora el conjunto de la propuesta. El lector real es otro, trabaja con otras reglas, y esas reglas están escritas.
Conocerlas cambia decisiones concretas de redacción. Estas son.
Quién puntúa: la mesa no es quien lee tu memoria
La mesa de contratación es un órgano colegiado de asistencia. Tiene un presidente, un secretario y varios vocales, y entre los vocales deben figurar necesariamente quien tenga atribuido el asesoramiento jurídico del órgano de contratación y quien tenga atribuidas las funciones de control económico-presupuestario. Es decir: un jurista y un interventor.
Eso ya dice algo importante. La mesa está diseñada para garantizar legalidad y control del gasto, no para juzgar la calidad técnica de un plan de limpieza o de un programa formativo.
Por eso, cuando hay criterios que dependen de un juicio de valor, la valoración técnica se encarga a quien sí sabe: un técnico del servicio, o un comité de expertos. Y aquí hay una regla que conviene conocer:
- Cuando los criterios sujetos a juicio de valor pesan más que los evaluables por fórmula, su valoración debe encomendarse a un comité de al menos tres expertos no integrados en el órgano proponente del contrato, o a un organismo técnico especializado.
- Cuando pesan menos, puede valorarlos el servicio técnico correspondiente.
En ambos casos el resultado es un documento: el informe de valoración, que motiva por escrito cada puntuación. Es el documento que analizamos en Por qué se pierde una licitación que parecía ganada, y es lo más parecido que existe a la corrección de tu examen.
La persona que decide 15 de tus puntos no es «la administración». Es un técnico con nombre, un pliego delante y varias ofertas que comparar.
El orden de los sobres, y por qué no es un trámite
En una licitación con criterios de los dos tipos, la documentación se presenta habitualmente en tres archivos electrónicos separados:
| Sobre | Qué contiene | Cuándo se abre |
|---|---|---|
| A | Documentación administrativa: declaración responsable, capacidad, solvencia | Primero, en acto interno |
| B | Criterios que dependen de un juicio de valor: la memoria técnica | Segundo, en acto público |
| C | Criterios evaluables por fórmula: precio y mejoras cuantificables | Último, en acto público |
Ese orden no es administrativo: es la garantía central de todo el sistema. La valoración de los criterios que dependen de un juicio de valor tiene que estar cerrada y documentada antes de que nadie abra el precio.
El motivo es evidente en cuanto se piensa desde el otro lado de la mesa. Si el técnico supiera que la oferta que está leyendo es la más barata, o la más cara, la nota subjetiva quedaría contaminada de inmediato. Separar los sobres es lo que permite que la parte técnica se juzgue por sí sola.
Las dos consecuencias prácticas
La primera afecta al contenido de tu memoria. Cuando el evaluador la lee, no sabe cuánto cuestas. Ni si eres el más barato, ni si eres el más caro. Toda la argumentación del tipo «esta propuesta es especialmente ventajosa en relación con su precio» es literalmente ilegible para él: le falta la mitad del dato. Los puntos técnicos se ganan describiendo el servicio, no la relación calidad-precio.
La segunda es más grave, y es una de las causas de exclusión más frecuentes y más evitables que existen: si en el sobre B aparece información del sobre C, la oferta puede quedar excluida. Un precio, una tarifa, un importe de mejora cuantificada, un anexo económico colado por error en la memoria técnica. Se rompe la garantía del procedimiento y la oferta cae, por buena que fuese.
Ocurre casi siempre por descuido de montaje: una tabla de medios que incluye costes, un anexo reutilizado de otro concurso, un pie de página con la oferta económica. La comprobación es de dos minutos y hay que hacerla siempre: buscar en la memoria técnica el símbolo del euro y cualquier cifra que sea un importe.
Cómo se reparten los puntos, y qué te dice ese reparto
Cada pliego reparte los puntos entre criterios automáticos (fórmula) y criterios de juicio de valor. Ese reparto es la información más valiosa del pliego y se lee antes que ninguna otra cosa, porque define en qué concurso te estás metiendo realmente.
- Si el 70-80 % va al precio, no es un concurso de calidad: es una subasta con memoria. Ganará quien pueda bajar más. Si tu estructura de costes no te permite ser el más barato, la memoria perfecta no te salva.
- Si el juicio de valor pesa mucho, es un concurso donde la redacción decide. Ahí sí se recupera la inversión de escribir bien, y ahí es donde una pyme bien preparada puede ganar a una empresa mayor.
En el expediente de limpieza que analizamos en la primera guía, los criterios sujetos a juicio de valor sumaban 35 puntos, repartidos así:
| Criterio | Peso |
|---|---|
| Limpieza especial | 15 pts |
| Calidad de la memoria descriptiva | 15 pts |
| Sistemas de control y seguimiento | 5 pts |
Criterios de juicio de valor del informe técnico de valoración analizado en la primera guía: servicio de limpieza de CABIMER, documento público firmado el 15 de diciembre de 2021.
Una tarea puntual de unos días —la puesta a punto inicial del edificio— pesaba lo mismo que el plan de trabajo de todo el contrato. Ninguna intuición sobre el negocio de la limpieza lleva a ese reparto: solo se sabe leyendo el pliego con una calculadora al lado.
Cómo lee el evaluador: una plantilla y poco tiempo
El evaluador no lee tu memoria como un informe. La lee como un examen con plantilla de corrección: tiene los criterios del pliego en una columna y tiene que escribir una justificación al lado de cada uno, para cada empresa presentada.
De ahí salen tres reglas de redacción que valen más que cualquier consejo de estilo:
- La memoria se ordena como los criterios del pliego, con sus mismos títulos y su misma numeración. Si el pliego dice «4.2 Medios materiales adscritos al servicio», ese es el título de tu apartado. Sin reinterpretar y sin mejorar la redacción.
- Cada criterio tiene que poder responderse sin buscar. Si para puntuar un apartado el evaluador tiene que rastrear información dispersa en sesenta páginas, hay una probabilidad real de que puntúe con lo que ha visto.
- Lo que se puntúa es lo verificable. Los adjetivos no se pueden comparar entre ofertas; las superficies, las frecuencias, los tiempos de dedicación y las fechas sí.
Ese tercer punto tiene una prueba documental. En ese informe, las expresiones que el evaluador usa para restar puntos son somero, sin concretar, no detalla y cuesta identificar las acciones. Las que usa para darlos son desglosada por zonas, valorando el tiempo de dedicación individual y un completo calendario. No describen empresas distintas: describen el mismo trabajo contado con unidades y sin ellas.
Qué pasa después de la valoración
Con los informes cerrados, la mesa suma las puntuaciones técnicas y las económicas, comprueba si alguna oferta incurre en presunción de anormalidad —y si es así, da audiencia a la empresa para que la justifique— y formula la propuesta de adjudicación al órgano de contratación, que es quien adjudica.
La adjudicación se notifica a todos los licitadores y debe estar motivada: tiene que incluir el desglose de las puntuaciones y las razones por las que se ha rechazado tu oferta o se ha preferido otra. Detrás de esa notificación está el informe técnico completo, que forma parte del expediente y puede solicitarse.
Casi ninguna empresa lo pide. Es un error caro: es el único documento que te dice, con las palabras de quien te puntuó, exactamente dónde perdiste.
La comprobación antes de enviar
- ¿Hay algún importe en el sobre B? Busca el símbolo del euro en toda la memoria técnica. Es causa de exclusión.
- ¿Los apartados se llaman como los criterios del pliego? Mismo título, mismo orden, misma numeración.
- ¿Cada criterio tiene una cifra que lo acredita? Si un apartado no contiene ningún número, ninguna fecha y ninguna referencia, ahí no hay puntos.
- ¿Qué porcentaje va a precio? Si es dominante y no eres estructuralmente barato, la pregunta no es cómo escribir la memoria: es si presentarse.
Lo que cambia saber esto
Ninguna de estas reglas es secreta: todas están en la ley de contratos y en el propio pliego. Lo que ocurre es que casi nadie las lee desde el punto de vista de quien va a puntuar, y la memoria se escribe desde dentro de la empresa en lugar de desde la mesa.
La diferencia entre las dos formas de escribir no cuesta dinero, no requiere más medios y no depende del tamaño de la empresa. Es, casi siempre, la diferencia entre las dos primeras posiciones de un concurso.